Organizează-ți ziua după metodele celor mai productivi oameni

Mulți dintre cititorii noștri nu pot face o rutină zilnică care să vă permită să efectuați o mulțime de sarcini diferite. Dorim să ajutăm astfel de oameni. Pentru aceasta vă vom oferi câteva sfaturi simple și utile pregătite de oameni care pot fi considerați genii ale productivității.

Sistemul Stephen Covey

Dacă ați fost un cititor obișnuit al revistei Time, îl cunoașteți pe Stephen Covey. Acest om este un expert și antrenor în domeniul managementului – metodele sale sunt populare în multe țări din întreaga lume. Dacă Time vorbește despre literatura de business, menționează întotdeauna cartea acelei persoane. Se numește „Cele șapte abilități ale oamenilor foarte eficienți”. Este cel care îți spune cum să ai succes. Pe scurt, nu trebuie să fii leneș și trebuie să te perfecționezi tot timpul. Și primul lucru de făcut este exact ceea ce trebuie să faci mai întâi. Cam așa s-a comportat David Eisenhower, cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite. El a împărțit sarcinile în patru grupe:

1. Urgent și important – acestea sunt genul de lucruri pe care trebuie să le faceți mai întâi;

2. Non-urgente, dar importante – astfel de lucruri ar trebui făcute atunci când nu există sarcini urgente;

3. Urgent neimportant – acestea sunt sarcinile rămase pe care trebuie să le faceți rapid, dar care pot fi delegate altcuiva;

4. Nu sunt urgente și neimportante – acestea pot fi tăiate de pe listă sau alocate altcuiva.

Pe scurt, trebuie să țineți o listă de sarcini, prioritizându-le într-un fel sau altul. Acest lucru se poate face fie într-un jurnal pe hârtie, fie pe o aplicație mobilă. Vom vorbi despre acest lucru mai aproape de sfârșitul acestui material.

Potrivit lui Covey în cartea sa, o persoană de succes rezolvă rapid sarcinile din prima și a treia categorie, nu petrec mult timp pe ea, deoarece acest proces are loc în cel mai productiv moment al zilei – dimineața. În ceea ce privește cea de-a patra categorie, conținutul său este mai bine sacrificat. Iar 60-80% din energia și timpul tău este cheltuit pe activități din a doua categorie.

Sistemul lui Benjamin Franklin

Benjamin Franklin, unul dintre fondatorii SUA, a folosit și el propria metodă de organizare a zilei. Acum, portretul său se află pe bancnota de 100 de dolari. Mulțumită, în parte, expresiei „timpul înseamnă bani”, care a devenit o expresie înaripată. Tot el este cel care a spus că nu trebuie să lași pe mâine ceea ce poți face azi. Pe scurt, vă dați seama că timpul era de o importanță capitală pentru Benjamin Franklin. A dezvoltat chiar și un sistem special de sarcini, pe care l-a folosit apoi pentru tot restul vieții sale. În viitor se va numi „Piramida Franklin”. Sau Piramida productivității.

Această metodă menționează, de asemenea, tot felul de obiective. Și cu cât obiectivul este mai mare, cu atât mai mult spațiu ocupă pe hârtie. Rezultatul este că totul trece de la o bază de valori de viață la un plan pentru ziua respectivă. Iată o listă completă a obiectivelor:

1. Planificați ziua;

2. Un plan pe termen scurt;

3. Planificați pentru un an sau chiar mai mulți ani;

4. Un plan general pentru atingerea unui obiectiv major;

5. Scopul global;

6. Valorile fundamentale ale vieții.

Ar trebui să vă intereseze, desigur, fundația acestei piramide. Ce înțelegea Franklin prin valorile fundamentale ale vieții? Avea în vedere 13 virtuți care ar trebui să fie în viața fiecăruia. Sau pentru care ar trebui să vă străduiți cel puțin. Tăcere, cumpătare, hotărâre, economisire, dragoste de ordine, sârguință, corectitudine, liniște sufletească, blândețe, castitate, sinceritate, moderație și curățenie. Acest lucru nu înseamnă că ar trebui să scrieți pur și simplu aceste principii de viață în jurnalul dumneavoastră și apoi să nu vă mai gândiți la ele! Benjamin Franklin sugerează să te concentrezi în fiecare zi pe o anumită virtute. Iar seara, trebuie să observăm eșecurile pe drumul spre perfecțiune. Încercați să nu le repetați în viitor.

Pe următoarea treaptă a piramidei se află obiectivul global. Este destul de simplu aici. Dacă studiați pentru a deveni un operator feroviar, de exemplu, unul dintre obiectivele dvs. globale ar fi să deveniți un conductor de succes în care să aveți încredere pentru a conduce trenuri de pasageri pe o rută semnificativă. Asigurați-vă că ați pus unul sau mai multe dintre aceste obiective undeva pe prima pagină a planificatorului de zi sau în aplicația de planificare a timpului pe care o utilizați. Obiectivele mai mici care contribuie la acest obiectiv vor depinde de acesta.

În cele din urmă, în vârful piramidei se află planurile, care servesc fie pentru a atinge scopul principal, fie pentru a îndeplini obiectivele stabilite pentru următorii ani. Iar la capătul piramidei, planurile pentru săptămâna și pentru ziua respectivă.

Pentru a trăi după sistemul lui Benjamin Franklin, trebuie să muncești din greu. Vă recomandăm să vă notați toate sarcinile într-un caiet, pe care să-l aveți mereu la vedere. De asemenea, vă puteți introduce obiectivele în aplicația „Calendar”. Sau într-unul dintre cele care sunt concepute pentru o planificare convenabilă a timpului.

Sistemul Gleb Arkhangelsky

Cine este Gleb Archangelsky?? Acesta este fondatorul companiei cu același nume. De asemenea, această persoană știe totul despre gestionarea timpului. În acest fel, încearcă să prezinte principiile sistemelor deja existente într-un limbaj simplu și clar, adaptându-le în același timp la realitățile noastre. A scris cărțile de afaceri „Time-Drive”, „Time Formula” și multe altele.

Cea mai populară este prima carte numită. Aceasta arată cât de importante sunt planificarea, motivația și stabilirea obiectivelor. De asemenea, descrie câteva trucuri bune pentru a face față procrastinării. Să ne uităm la câteva dintre ele:

1. Metoda „Anchor” presupune folosirea unor legături tangibile care vor corespunde anumitor stări emoționale. Acestea sunt necesare pentru a ne acorda o sarcină de succes. De cele mai multe ori, oamenii folosesc un anumit tip de muzică ca referință. De exemplu, ai putea face renovări la Evanescence. Trebuie să scrieți o cantitate decentă de text? Puneți muzică clasică sau sunete din natură. Treptat, orice sarcină va fi mult mai ușoară, deoarece veți fi pregătiți psihologic pentru ea.

2. Metoda Broasca este folosită pentru activitățile plictisitoare care sunt amânate constant până a doua zi. Dacă aveți deja o mulțime de astfel de sarcini, se creează un stres inutil. Prin urmare, Gleb sfătuiește să înceapă fiecare dimineață cu cel mai plictisitor și neinteresant lucru. Odată ce te descurci, este mai distractiv, din nou, vei lua valul psihologic potrivit.

3. Metoda fripturii de elefant este un memento că, cu cât sarcina este mai mare și mai dificilă, cu atât mai puțin ești dispus să ți-o asumi. S-ar putea să vă simțiți intimidat de amploarea sa. Uneori nu știi de unde să începi. Dar este foarte simplu. Împărțiți sarcina în sarcini secundare. Acestea vor fi mult mai mici și mai trecătoare. Lucrul care trebuie făcut va înceta imediat să mai fie înspăimântător.

Gleb Archangelsky scrie în mod regulat despre odihnă. Este o reamintire a faptului că niciun om nu poate petrece toată ziua într-o anumită muncă. Trebuie să luăm o pauză din când în când. Și trebuie să vă puteți odihni – acest proces poate fi, de asemenea, productiv. Dar asta este o cu totul altă poveste.

Sistemul Tim Ferris

Dacă vorbim în continuare despre guru ai productivității, atunci trebuie să ne amintim de Tim Ferris. Cărțile sale sunt citite de milioane de oameni, iar același număr de oameni participă la conferințele sale publice. Cea mai populară carte a lui Ferris este „Munca 4 ore pe săptămână fără a fi blocat într-un birou”. Acesta vorbește despre o metodă de rezolvare a problemelor bazată pe doar două balene:

1. Trebuie să luați ca bază legea lui Pareto. Aceasta înseamnă că 20 % din efort produce practic 80 % din rezultat. Restul eforturilor dumneavoastră vizează doar 20% din rezultat. Așadar, accentul ar trebui să fie pus pe activitatea care este cea mai importantă.

2. De asemenea, este necesar să ne ghidăm după legea lui Parkinson. El spune că munca ar trebui să ocupe tot timpul pe care îl ai la dispoziție. Acest lucru înseamnă că trebuie să petreceți atâta timp cât este necesar pentru a face acest exercițiu.

3. Nu măriți niciodată durata zilei de lucru! Nu vă fie teamă că nu realizați o sarcină! Gurul productivității recomandă chiar să reduci munca pentru a nu petrece zeci de minute neglijând-o. Sarcinile minore sunt cel mai bine uitate într-o astfel de metodă: ele trebuie delegate altor persoane.

4. De cele mai multe ori, fanii abordării Ferriss lucrează pe un sistem „1-3-5”. Înseamnă că lista zilnică de lucruri de făcut conține o sarcină importantă, trei sarcini mai puțin urgente și cinci sarcini minore. Această metodă evită lucrările urgente, ceea ce reprezintă principalul său avantaj.

Ferriss, la fel ca multe alte genii ale productivității, nu tolerează să facă mai multe lucruri în același timp. Îți amintește că, dacă faci asta, vei ajunge să îți defocalizezi atenția, ceea ce va crește timpul necesar pentru a face treaba. De aceea, recomandă ca sarcinile să fie defalcate în funcție de urgența lor. Implică-te în mici sarcini după-amiaza – în acest fel ești sigur că vei reuși să faci lucrurile. De asemenea, evitați să pierdeți timpul cu e-mailurile, mesageria instantanee și rețelele sociale – de obicei, acestea nu vă apropie de obiectivele dumneavoastră, creând un fals sentiment de ocupație.

Această metodă nu presupune folosirea unei aplicații cu o listă de sarcini. Următoarea persoană își face planuri dis-de-dimineață, preferând să nu se gândească la ziua următoare. Cel mai mare dușman al lor este lenea. Ar trebui să te forțezi literalmente să faci un plan în primele zile. De asemenea, este bine să aveți la început o a doua persoană care să vă supravegheze îndeplinirea tuturor sarcinilor.

Sistemul lui Francesco Cirillo

Francesco Cirillo a fost cel care a dezvoltat metoda de gestionare a timpului Pomodoro. A fost ajutat de… Cronometrul de bucătărie!

În tinerețe, Francesco întârzia mereu și nu se putea concentra la studii. Era în mod constant distras de ceva. Dar într-o zi și-a dat seama că un simplu cronometru de bucătărie l-ar putea ajuta. Corpul său a fost realizat sub forma unei roșii, motiv pentru care metoda și-a primit numele. Esența sa este simplă. Trebuie să alocați 25 de minute unei sarcini. Aceasta este urmată de cinci minute de odihnă. Apoi vă întoarceți la muncă pentru aceleași 25 de minute. Și acest lucru ar trebui să continue până când ați finalizat toate sarcinile stabilite pentru ziua curentă.

Aceste intervale de 30 de minute se numesc „mușcături de roșii”. Treptat, veți începe să concurați cu voi înșivă în ceea ce privește numărul de ori de câte ori le terminați într-o zi. Productivitatea dumneavoastră va crește semnificativ ca urmare. Doar nu pierdeți timpul cronometrului gândindu-vă la sarcini! Este mai bine să faceți o listă de lucruri de făcut în avans. Puteți să o faceți dimineața sau înainte de a vă culca. Aplicațiile enumerate mai jos vă vor ajuta.

Puteți cronometra segmente de 25 de minute și de 5 minute cu ajutorul aplicației obișnuite „Timer” de pe orice smartphone. Dar vă recomandăm să instalați o aplicație care accelerează procesul. Multe dintre ele au chiar și un sistem automat de numărare a sarcinilor care calculează câte sarcini ați făcut!

Există mai multe astfel de aplicații pe Windows. Vă sugerăm să luați în considerare configurarea TeamViz, Keep Focused și Tomighty.

Posesorii de iPhone și iPad ar trebui să verifice Flat Tomato și Tadam. Există, de asemenea, versiuni separate ale acestor programe pentru Mac OS X.

Și pentru smartphone-uri și tablete Android, există Clockwork Tomato și alte aplicații de acest tip.

Îl puteți găsi și pe A

Exprimați ca temporizatoare ca dispozitive separate! Din moment ce veți cheltui banii, veți avea și mai multe motive să aplicați această strategie.

Utilizarea unei aplicații sau a unui jurnal

Dacă vă place metoda inventată de cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, vă recomandăm să instalați Eisenhower sau MyEffectiveness. Primul este destinat dispozitivelor iOS, în timp ce al doilea poate fi folosit de posesorii de smartphone-uri cu Android. Vă sfătuim să vă dedicați 40% din timp problemelor importante și urgente, iar restul de 60% problemelor importante, dar nu urgente.

Gleb Archangelsky, menționat mai sus, recomandă utilizarea serviciilor de liste de sarcini. Am fi recomandat Evernote în trecut, dar acum se dovedește a fi prea scump, mai ales dacă doriți să îl configurați pentru a face mai mult de un singur lucru în același timp. Este mai bine să folosiți Notion în acest scop. Acest serviciu va necesita, de asemenea, o investiție monetară, dar numai după un anumit timp – atunci când numărul de sarcini depășește un anumit punct. Probabil cel mai funcțional program de acest gen, care există și pe mai multe platforme. Dar are un dezavantaj serios, și anume interfața în limba engleză.

Dacă nu aveți nevoie de toate funcțiile sofisticate, vă recomandăm câteva aplicații mobile. Primul este Todoist. În acest caz, întocmiți o listă de sarcini pe care le puteți prioritiza într-un fel sau altul. Puteți seta o sarcină pentru o anumită zi sau o puteți seta să apară în mod regulat – de exemplu, o dată la trei săptămâni. Există, de asemenea, rapoarte detaliate care arată ce tip de lucruri ați făcut cel mai des.

A doua aplicație pe care o recomandăm este Jiffy. Acesta nu este destinat planificării, ci pentru a ține evidența timpului petrecut pentru diferite sarcini. De îndată ce începeți o sarcină, o puneți pe listă și apăsați butonul „Start”. Când ați terminat, trebuie să apăsați butonul „Stop”. Puteți vedea apoi un raport care explică timpul petrecut zilnic, săptămânal, lunar și anual. Acest program este, din nou, util pentru autocontrol: odată ce ați pornit cronometrul, este puțin probabil să îl întrerupeți fără motiv. Apropo, aplicația dispune și de sincronizare cu stocarea în cloud. Deci, atunci când cumpărați un nou smartphone, nu veți pierde cu siguranță toate statisticile dvs.

De asemenea, puteți utiliza planificatorul zilnic. De ce nu?? O listă de lucruri de făcut la îndemână, tot ce ai nevoie este un pix. Dar, dacă munca ta implică deplasări prin oraș, cu siguranță nu este cea mai bună opțiune.

Concluzie

Dacă urmați sfaturile noastre, veți fi mult mai productivi. Acest lucru înseamnă că veți face mai multe lucruri într-o zi decât de obicei. Puteți fi siguri că cei dragi vor fi cei mai fericiți dintre toți. Dar materialul pe care l-am scris nu vă este de nici un folos dacă sunteți leneși.

Intrări similare:

1. Îngrijirea buzelor după machiajul permanent: reguli și ce nu trebuie să faci după machiajul permanent Pentru a menține un aspect de machiaj permanent al buzelor, unele femei decid să își facă un machiaj permanent al buzelor. Acesta este un aparat care introduce un pigment sub pielea...
2. 5 sfaturi despre cum să nu-ți mai fie frică de oameni Sociopatia și sociofobia sunt forme de dezadaptare socială în care există o evitare a responsabilităților sociale, o teamă de comunicare. Nu este vorba doar de o aberație comportamentală „la modă” și...
3. 16 dintre cei mai buni oameni de zăpadă *Revizuirea editorului a celor mai buni. Criterii de selecție. Acest material este subiectiv, nu este conceput ca o reclamă și nu constituie un ghid de cumpărare. Consultare cu un expert înainte...
4. 9 cele mai bune produse de control al căpușelor pentru oameni *O trecere în revistă a celor mai bune, în opinia editorilor. Despre criteriile de selecție. Acest material este subiectiv, nu este o reclamă și nu trebuie interpretat ca un ghid de...